Tempo, tempo, tempo. Sentiamo spesso di non averne mai abbastanza e con l’avvento della tecnologia, se da una parte risparmiamo tempo nei lavori di casa, nella gestione dei nostri impegni e in tante altre cose di vita pratica; dall’altra parte proprio la tecnologia e le possibilità che si sono aperte grazie ad internet, ci fa sentire come se di tempo non ne avessimo mai abbastanza. Ci sono messaggi a cui rispondere, corsi da fare, cose nuove da imparare, ricette da provare, podcast da ascoltare… insomma giostrarsi tra tutti gli impegni del quotidiano, la gestione della casa, il lavoro, la famiglia e anche la crescita personale non è certo cosa semplice.

Ecco perché ho deciso di raccontarvi il sistema che uso per organizzare la mia settimana ed essere sicura di poter gestire tutto, o almeno fare del mio meglio. Come faccio ad organizzare la settimana e dedicare ad ogni progetto la giusta attenzione, senza perdermi troppo? Vediamo insieme il mio metodo.

Metodo Pam per gestire il tempo:

Fai una lista delle tue priorità e di ciò che vorresti ottenere/fare in generale.

Puoi scrivere di getto su un foglio tutto ciò che ti viene in mente, dalle cose che devi fare tipicamente in una giornata, a quelle che vorresti fare o imparare nei prossimi mesi. Questo ti servirà per capire meglio quali sono i tuoi blocchi, con questa prima lista rimaniamo più generici possibile.

Ad esempio io sono partita dalle diverse cose che devo e voglio fare ogni settimana: fare le riprese, scrivere gli articoli, preparare le newsletter, studiare, rispondere alle mail, creare contenuti (questo per il progetto Vibrant Kundalini-lavoro); ma anche fare sadhana, attività fisica, spesa, pulire e cucinare. Mi piacerebbe dedicare del tempo alla lettura, alla scrittura e attività artistiche in generale, così come passare del tempo con la famiglia, con gli amici o fare una gita.

Dedica del tempo a capire cosa devi fare e cosa vuoi fare: per diventare la migliore versione di te, c’è bisogno di trovare un equilibrio sano tra il portare a termine le priorità che uno ha (devo), e il dedicare tempo allo sviluppo personale, agli amici/famiglia e allo svago (voglio).

Creazione di Blocchi (Macro e Micro).

Vedrai che dalla lista fatta si possono ricavare dei blocchi, ossia degli slot di tempo in cui potresti raggruppare cose simili che possono essere fatte insieme. Capire quali e quanti sono questi slot può aiutarci molto per evitare di procrastinare duranta la giornata, o perdersi saltando da una cosa all’altra sulla lista di cose da fare. Io ho diviso i blocchi in due categorie principali: Macro e Micro Blocchi, vediamoli insieme.

Creazione di Macroblocchi. Prima di tutto ho diviso la mia settimana in diversi blocchi e vi spiego come:

• dalle 6.00 alle 9.00 c’è il Blocco 1 Buongiorno Pam (sadhana, colazione, riordino casa);
• dalle 9.00 alle 12.30 c’è il Blocco 2 Lavoro (qui può essere inserito qui un microblocco che riguarda il lavoro);
• dalle 12.30 alle 15.00 Blocco 3 Pausa Pranzo (cucinare, pranzo, relax);
• dalle 15.00 alle 18/18.30 Blocco 4 Lavoro/Altro (altro microblocco tra lavoro o altro come appuntamenti, studio);
• dalle 18/18.30 alle 19/19.30 Blocco 5 Sport/Altro (attività fisica, passeggiata, doccia, chiamate) ;
• dalle 19.30 alle 22.00 Blocco 6 Sera (cena, relax, film, lettura);
• Dalle 22.00 alle 6.00 Blocco 7 Nanna. (zzz)

Ovviamente ognuno di noi ha diverse cose da fare quindi crea il blocco/blocchi a seconda dei tuoi impegni e preferenze. Io sono più produttiva la mattina (non l’avrei mai detto da ventenne), quindi cerco di mettere le cose importanti che richiedono attenzione e concentrazione durante quella fascia oraria, mentre inserisco cose che richiedono meno attenzione, come attività fisica e appuntamenti vari, nel blocco pomeridiano. I blocchi possono essere molti di più durante la giornata, ma cerca di non creare tantissimi macroblocchi perché poi andremo a strutturare tutto meglio anche con l’aiuto del microblocco.

Creazione di microblocchi. Questa parte l’ho inserita da poco perché anche durante il macroblocco ci si può perdere e non sapere esattamente cosa fare e quando, soprattutto se si hanno tante cose/progetti da portare avanti. Anche qui riprendiamo la nostra lista fatta all’inizio e cerchiamo di capire più nel dettaglio quali potrebbero essere ora i microblocchi.

Torno al mio esempio. Ogni settimana ho bisogno di fare delle riprese video per l’Accademia, fare i voice over per i video o per le meditazioni guidate, rispondere alle mail, scrivere articoli o corsi online, preparare nuovi contenuti. E questo riguarda solo l’ambito lavorativo. Vorrei poi dedicare del tempo per lo studio personale, del tempo per le attività artistiche etc.

Ecco quindi la creazione di microblocchi che mi aiuteranno a gestire i macroblocchi nel migliore dei modi:

• Organizzazione (Or) – ossia scrivere newsletter, rispondere mail, controllare sito
• Riprese Video (Vi) – idem
• Voice Over (Vo) – idem
• Extra (Ex) – bonus per finire una delle altre cose
• Scrivere (Sc) – articoli, meditazioni, corsi
• Studiare (St) – Yoga ma anche sviluppo personale (2 per settimana)
• Creatività (Cr) – musica, arte, foto
• Planning con Giulio (PG)
• Spesa (Sp) – andare a fare la spesa
• Tempo libero (Tl) – svago

Come puoi vedere, non ho inserito nel microblocco le attività quotidiane come sadhana, pasti o dormire perché sono già strutturati nei macroblocchi e sono attività che rimangono piuttosto fisse, mentre i microblocchi possono cambiare all’interno della struttura anche ogni settimana.

Questi poi sono solo esempi di microblocchi, scegli in base alle tue esigenze e necessità. Io ho creato anche delle sigle per ogni microblocco in modo da velocizzare l’operazione del planning settimanale. Ogni microblocco va inserito poi nel macroblocco e questo va fatto ogni settimana a seconda dei vari impegni che uno ha, perchè ogni settimana è diversa dalle altre ed è quindi importante organizzarsi di volta in volta. (vedi 5. Fare Planning della Settimana).

Usa uno o più planner per organizzare i tuoi blocchi.

Altro strumento utile è quello di avere un planner, fisico o digitale, dove puoi organizzare i tuoi blocchi al meglio e adattarli di volta in volta secondo la settimana. Ogni fine settimana infatti o il lunedì mattina al massimo, dovresti avere chiara l’organizzazione della settimana che ti aspetta, con i suoi micro e macroblocchi. Come vedrai se non ci sono particolari appuntamenti, come ad esempio una visita o occasione che capita una tantum, il macroblocco tenderà a rimanere invariato il più delle volte, mentre il microblocco può variare di volta in volta e di settimana in settimana.

Puoi eventualmente creare più planner: uno per la casa da condividere con il partner di vita o figli, per la gestione della casa, famiglia e tempo libero; uno per il lavoro da condividere con i colleghi per rimanere sempre aggiornati e lavorare con efficacia. Noi digitalmente ad esempio usiamo Trello per comunicare e organizzare il lavoro in comune, e Calendar per inserire eventuali appuntamenti sia singoli che di coppia, così da rimanere aggiornati l’un l’altro nella creazione del piano settimanale.

Consigliamo di avere sempre il proprio planner personale comunque, dove poter segnare gli appuntamenti e le cose da fare (anche quello della famiglia o quello del lavoro ad esempio), così da rimanere sempre organizzati al meglio con se stessi e con il proprio tempo.

Griglia di Priorità – Metodo Eisenhower.

Un planner fisico invece che mi aiuta molto nella gestione delle priorità e che uso spesso è il Metodo Eisenhower, una griglia divisa in quattro quadranti:

• Importante e urgente
• Importante e non urgente
• Non importante e urgente
• Non importante e non urgente

Grazie a questa griglia posso inserire e catalogare immediatamente le cose da fare, così quando organizzo la mia settimana o la mia giornata saprò sempre da cosa iniziare. Non pensare solo ai quadranti con la parola urgente, ma ricordati di pianificare del tempo anche per la categoria importante e non urgente, perché di solito rispecchia i progetti a lungo termine che vanno comunque portati avanti se vogliamo vederli manifestarsi. Nella categoria non importante e non urgente invece ci potrebbero essere azioni che se possibile, potranno essere delegate a qualcun altro, risparmiandoci così del tempo da dedicare ad altro. Non aver timore di delegare: affidarsi e non prendersi tutte le responsabilità è infatti un passo importante nella crescita personale, specialmente se abbiamo la tendenza a voler fare tutto da soli.

Durante la settimana segnati subito le cose da fare.

Durante la settimana si presenteranno nuove cose da fare, nuove idee che vogliamo appuntarci immediatamente da qualche parte. Tieni una griglia di priorità sempre a portata di mano (nell’agenda, sulla scrivania o creane una digitale), e se non ti ritrovi con questa griglia puoi sempre utilizzare una normale lista delle cose da fare, fisica o digitale (puoi usare anche una bacheca di Trello per creare la tua lista). All’occorrenza potrai inserire le cose da fare così da non dimenticartene e allo stesso tempo agevolerai il tuo lavoro di pianificazione settimanale.

Fare il Planning Settimanale. 

Non ti nascondo che se non abbiamo le idee chiare e non pianifichiamo bene, lavorare da casa al computer (smart working) può essere difficile nel senso che si cade spesso in tentazione e procrastinare o perdersi nella rete mentre si lavora è molto facile. Ma questo non vale solo per chi lavora al computer, al giorno d’oggi riuscire a fare tutto ciò che uno vuole e deve fare, è diventato sempre più impegnativo e fare un planning settimanale può aiutarci a vivere al meglio la nostra vita.

Iniziamo col fare una lista delle cose da fare durante la settimana che viene, o prendiamo la lista che abbiamo già fatto durante la settimana e aggiungiamo le cose che vorremmo portare a termine nella settimana che sta per iniziare.

Ora abbiamo la nostra lista delle cose da fare alla mano, abbiamo il nostro planner della settimana, abbiamo deciso quali sono i nostri microblocchi e macroblocchi, e sappiamo anche se ci sono degli impegni extra (visite, appuntamenti una tantum). Prendiamo tutti i nostri strumenti e iniziamo a pianificare, inserendo prima i microbocchi nei macroblocchi.

Qui ci sono due opzioni tra cui poter scegliere, diciamo più di organizzazione grafica:

1. Inserire solo il nome del microblocco nel planner fisico e tenere le cose specifiche che andremo a fare su un’altra lista o su un planner digitale come Trello;
2. Inserire il nome del microblocco, o la sua sigla, più ciò che faremo esattamente, tutto direttamente nel planner (fisico o digitale).

Ad esempio Blocco 2 Lavoro di martedì mattina, posso inserire solo il mio microblocco Riprese Video (Vi) nel planner e tenere la lista esatta dei video che andrò a fare su Trello (sotto una cartella chiamata Riprese Video); oppure posso inserire nome del microblocco e quanti e quali video fare direttamente sul planner. Non ci sono strategie migliori qui, dipende anche molto dalla lunghezza delle cose che farai in quel microblocco e dalla grandezza del tuo planner. Fai sempre ciò che funziona meglio per te. A me piace sempre tenere un planner fisico dove posso scrivere anche solo le cose essenziali e poi avere le liste specifiche, specialmente se sono lunghe, su una bacheca apposita di Trello.

Dedica del tempo nel weekend a fare la pianificazione della settimana, sabato e domenica sono i giorni migliori, ma anche lunedì mattina andrà bene.

Ricordati sempre di lasciare un blocco extra per eventuali sorprese della settimana o per terminare ciò che non hai finito in uno dei blocchi precedenti. Cerca di rispettare i blocchi e gli orari il più possibile e non dimenticarti di controllare che ci sia un certo equilibrio tra i blocchi dedicati alle cose che devi fare e quelle che vuoi fare.

Se non riesci a portare a termine tutto, forse hai messo troppi blocchi, troppe cose da fare in un blocco solo, o forse ti distrai troppo durante l’esecuzione. La soluzione sarà quella di continuare ad adattare i blocchi a seconda delle tue reali capacità di esecuzione (può volerci del tempo) e mettere via il telefono, o usare App come Forest che ti aiutano a resistere alla tentazione di controllare i social troppo spesso.

E per ultimo ma non in ordine di importanza, ricordati di divertirti a fare la pianificazione settimanale. Metti la tua musica preferita, preparati una tazza di tisana, accendi un incenso e una candela, prepara le tue penne o colori preferiti. Rendiamo la pianificazione una cosa piacevole da fare e porteremo questa energia durante tutta la settimana.

Ricapitoliamo:

• Fai una lista generale delle cose che vuoi/devi fare
• Crea i tuoi macroblocchi
• Crea i tuoi microblocchi
• Tieni una lista a portata di mano dove segnare cose da fare o idee
• Dedica del tempo nel weekend ad organizzare la settimana
• Usa dei planner fisici o digitali (i nostri PDF gratuiti, Trello, Calendar)
• Crea uno o più planner per gestire famiglia e lavoro (tieni sempre uno personale)
• Tieni un blocco extra per terminare cose iniziate o per imprevisti
• Equilibra le cose che devi fare con le cose che vuoi fare
• Pensa anche ai progetti a lungo termine e portali avanti (casella importante non urgente sulla griglia di priorità)
• Delega ad altri dove possibile (casella non importante non urgente sulla griglia)
• Ricordati di divertirti a fare la pianificazione

Spero che questo articolo ti sia stato utile, fammi sapere cosa ne pensi e se hai altri modi per organizzare la tua settimana condividili nei commenti per essere di ispirazione alla community.

Qui dei PDF gratuiti in cui troverai alcuni dei planner di cui abbiamo parlato nell’articolo e che spero ti aiuteranno ad organizzare il tuo tempo al meglio.